企業の社宅管理は担当者にとって、大きな負担となることがあります。 多岐にわたる業務を効率的に行い、社員の満足度を高めるためには、適切な社宅管理方法を選ぶことが重要です。
この記事では企業の社宅管理において、代行と転貸という2つの方法の違いと、それぞれのサービス内容 について詳しく解説します。
最後までお読みいただければ、企業のニーズに最適な社宅管理方法を見つける手助けとなるでしょう。

社宅代行業と転 貸の違いとは？

社宅代行と転貸の違いは、契約の当事者が違うという点です。 社宅代行は企業に代わって、代理人として契約や管理などの手続きを行うサービスです。 この場合、契約当事者は、企業と貸主（オーナー様等）になります。
一方で、転貸は社宅代行会社が物件を借り上げ、その後自らが貸主として企業に物件を貸し出す方法です。 この場合、契約当事者は、企業と社宅代行会社になります。

社宅代行のサービス内容

社宅代行では、社宅管理業務を代行会社に委託することで、社宅制度を導入している企業担当者の業 務負担を軽減できます。
社宅代行サービスのおもな内容は以下の通りです。

● 物件の紹介・手配
● 新規契約
● 契約更新手続き
● 解約手続きや敷金精算などの解約業務
● 家賃の入出金管理や法定調書
● 入居中のトラブル対応(設備トラブル）
● 原状回復の費用調査

とくに借り上げ住宅では、不動産会社や家主との交渉、契約・更新・解約の諸手続き、支払い調書の作 成など、さまざまな業務が発生します。
専門業者に依頼することで、業務の効率化や大幅な業務削減が実現できるといえるでしょう。
また、代行会社によっては、物件の下見のセッティングや契約書の捺印代行、賃借契約書の保管などのサービスも提供されています。

社宅代行業のメリット

ここからは、社宅代行のおもなメリットを解説しますので、参考にしてください。

総務部門の負担が軽減される

社宅代行の導入で、総務部の負担が大幅に軽減されます。 新規契約や更新・解約業務・建物の整備・修繕手配、税務署への支払調書作成など、煩雑な業務を専門の代行会社に任せることで、総務部門は本来の業務に専念できるようになります。
借上げ社宅の部屋数が多い企業にとっては、月々の賃料の振込先が代行会社へ1つになる為、 その結果、業務の効率化が図られ、社員の満足度も向上することでしょう。

全国の物件に対応可能

全国に拠点を置く企業にとって、社員の転勤に伴う社宅手配は複雑な業務の1つです。 社宅代行サービスは、こうした企業の負担を軽減し、スムーズな転勤を支援します。
不動産のプロフェッショナルが、社員一人ひとりのライフスタイルや希望に合わせた最適な住居探しをサポートします。

入退去時のトラブル対応がスムーズ

3つ目のメリットとしては、入退去時のトラブル対応がスムーズに行える点です。 たとえば、退去時に原状回復費用の支払いを巡るトラブルが発生した場合、専門業者が迅速に対応し、社員と企業の間での交渉を代行できます。
そのため、問題が効率的に解消され社員の負担が軽減されるでしょう。

社宅代行のデメリット

ここでは、社宅代行のおもなデメリットを2つ紹介します。

委託費用が発生する

業務を代行会社に依頼する際には、委託費用が必要です。 費用は、依頼する業務の内容や契約する案件の量に応じて変動します。
適切なコストパフォーマンスを実現するためには、慎重に代行会社を選ぶことが重要です。

個人情報が流出する可能性がある

業務委託に伴う個人情報には注意が必要です。 外部の代行会社に業務を任せる際は、社員の個人情報が第三者の手に渡ることになるため、個人情報が流出すると、社員や企業に甚大な影響を及ぼす恐れがあります。
したがって、個人情報の安全管理を徹底している代行会社を選び、契約前にその確認を行うことが重要です。

転貸のサービス内容

転貸では、社宅代行会社が物件を借り上げて企業に貸し出すため、企業は複数の貸主と契約する必要がなく、管理業務が簡素化されます。 転貸サービスのおもな内容は以下の通りです。

●多数ある管理会社（オーナー等）より、代行会社が借上げてから転貸する為、「貸主」の1本化が図れます。
また、契約書式の統一化や、リーガルチェックの簡素化が行えます。

●代行会社が管理会社（オーナー等）より借上げている為、代行会社が直接、貸借人の業務を行えます。
（例）解約時の退去精算額の交渉や、緊急時の物件への立入り。

窓口を一本化でき、管理業務の負担軽減や、賃貸借契約リスクの回避などが期待できます。 また、社宅管理代行会社が貸主に敷金を立替預託することで、企業は敷金の回収や残高管理などの業務を回避でき、キャッシュフロー改善にもつながります。

転貸のメリット

ここからは、転貸のおもなメリットについて解説します。

社宅担当者の負担を軽減

転貸による社宅管理は、社宅担当者の作業負担を大幅に軽減できる点がメリットです。 この方法を導入すると、支払調書の作成やマイナンバーの管理など、社宅に関連する業務を全て外部のサービス業者に委託できるので、社宅担当者が行う必要がありません。
そのため、社宅担当者はほかの重要な業務に集中することが可能になり、全体の業務効率が向上します。

敷金や残高の管理が効率化される

転貸を導入することで効率化される計算作業は、おもに敷金や残高の管理に関するものです。 具体的には、社宅代行会社が敷金を一括して支払うため企業が個別に敷金を計算して支払う必要がありません。 また、敷金の残高を定期的に確認する作業も不要です。
さらに、年間の支払い調書の作成も代行会社が行うため、企業側の負担が軽減されます。

物件の所有リスク分散

社宅の転貸を利用することで、企業は物件の所有リスクを効果的に分散できます。契約リスクや入退去トラブル、物件管理リスクを転貸業者が対応するため、企業の負担が軽減され、より効率的な社宅管理が可能です。

転貸のデメリット

ここからは、転貸のおもなデメリットを2つ解説します。

コスト負担が大きい

転貸は、往々にして代行よりもコスト負担が大きいとされています。 業務を委託する範囲が広く、企業が直接管理するよりも多くの費用がかかるためです。 企業が外部に業務を委託する際には、転貸と代行のそれぞれの方式のコスト効率を比較検討することが求められます。
転貸の選択が、企業の目的に合っているか見極めることが重要です。

導入後に業者を変更するのが難しい

転貸を導入するデメリットとして、いったん導入してしまうと業者を変更するのが難しくなる点が挙げられます。 業者を変更しようとすると、予想外の時間とコストがかかる可能性があり、解約や変更には多くの手続きが必要です。 また、多くの場合、解約に伴うペナルティが設定されており、契約期間中に業者を変更する際には追加の費用が発生する場合もあります。 目的は時間とコストの節約であるにも関わらず、業者変更によってそれらが増加すると、結果として効率が損なわれます。

そのため、将来的に後悔しないよう慎重に検討を重ねることが大切です。

代行と転貸どちらを選ぶべき？

代行と転貸のどちらを選択すべきかは、企業の目的に応じて異なります。 代行では、企業と貸主が直接契約し、社宅管理業務を代行会社がサポートする形式で、コスト効率の良さが魅力です。
一方、転貸は代行会社が物件を借り上げ、企業に転貸する方式で、管理の手間を大幅に削減できますが、コストは高めになります。
どちらの方式も社宅管理業務の負担を軽減し、社員の満足度向上に寄与する可能性がありますが、委託費用、利用できる物件の範囲、管理の柔軟性など、総合的に検討する必要があるでしょう。

まとめ

社宅代行業と転貸の違いについて解説しました。 多くの企業の社宅担当者の中には、代行と転貸の違いが理解できず、どちらが適切か判断に困っていることでしょう。
代行と転貸にはそれぞれメリットとデメリットがあり、一概にどちらが優れているとは言えません。大切なのは、企業の目的に応じて選択することです。
コスト削減を目指す場合は代行サービスが、業務の効率化やリスクの最小化を目指す場合は転貸が適していると考えられます。
最終的には、自社の目的と照らし合わせて、どちらの選択肢が最適かを決定することが肝心です。